Vlaanderen
OVAM Toon navigatie menu

De 7 stappen van het circulaire aankoopproces

Een circulair aankoopproces verschilt in wezen niet van een klassiek aankoop proces. We nemen je op deze pagina mee doorheen de verschillende stappen.
Bijkijk zeker ook eens hoe je een circulair aankoop project kunt financieren. Een goede business case helpt om anderen te overtuigen.
 

 

1. Circulaire behoefte

Circulair aankopen begint met het stellen van de juiste vragen

Als je circulair wil gaan aankopen is het belangrijk om de aankoopbehoefte kritisch te bekijken.

  • Moet er effectief iets aangekocht worden? 
    Een goede inventaris van wat er aanwezig is nodig als je wil inzetten op hoogwaardig hergebruik en (intern) delen. Dat kan ook over verschillende afdelingen of locaties heen en zelfs tussen verschillende bedrijven. Deelplatformen zoals ProReMat, Werflink en Peerby kunnen helpen om dit te faciliteren. Maar ook als je wil refurbishen of upgraden moet je een goede inventaris kunnen bieden bij je bestek.
  • Wat is de functionele behoefte die achter de vraag van je interne klant schuilt? Wat heb je écht nodig?
    Wat de (interne) klant denkt nodig te hebben is misschien niet de enige oplossing voor behoefte of nood die hij achterliggend heeft. Probeer dus de eisen, wensen en noden van de klant van elkaar te scheiden. Een circulaire aankoper gaat in dialoog met de interne klant om de functionele behoefte scherp te krijgen. De aankoper moet daarbij het mandaat krijgen om dit te doen. Je interne klant vraagt je bijvoorbeeld om een bepaald type bureaustoel aan te kopen, maar heeft eigenlijk nood aan zitcomfort. Het is belangrijk om die functionele behoefte samen aan de oppervlakte te krijgen.

 

2. Circulaire ambities

Wat zijn jouw circulaire ambities? 

Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen wat de circulaire ambities zijn van je organisatie of welke circulaire impact je kunt bereiken met een concreet aankoopproject. Om je hierbij te helpen werd de circulaire ambitiekaart ontwikkeld. Deze kaart zet alle circulaire doelstellingen op een rijtje, met de mogelijke aankoopstrategieën om ze te bereiken. 
We adviseren om op meer dan één doelstelling in te zetten en ook verschillende strategieën per doelstelling te hanteren. Zo heb je meer kans op succes. 

Het is ook een handig instrument om het gesprek aan te gaan binnen jouw organisatie.

  • Waarom willen we inzetten op circulair aankopen?
  • Hoe sluit dit aan bij onze andere duurzaamheidsambities?
  • Wat betekent dit voor onze organisatie? 
  • Waar ligt onze ambitie?
  • Welke doelstellingen zijn haalbaar op korte en lange termijn?
  • Welke strategieën gaan we hiervoor gebruiken?
  • Wie moeten we betrekken?

Bij een circulair aankoopproject kunnen heel wat interne afdelingen een rol spelen: het management, je interne klant, het aankoopteam, de CSR-manager, financiëel experten, juridische dienst, logistiek verantwoordelijke en de communicatieverantwoordelijke behoren tot de mogelijkheden. Bedenk daarom tijdig welke je interne actoren je best betrekt voor jouw specifieke project en productgroep.

Ontdek de ambitiekaart >

3. Dialoog met de markt

Bij circulair aankopen verandert  de relatie met leveranciers. Jullie gaan in partnerschap op zoek naar circulaire oplossingen voor de functionele behoeften van jouw organisatie. Bovendien moeten deze oplossingen passen bij de vastgelegde circulaire ambitie. Dialoog met de markt is daarom cruciaal.

Naast de circulaire criteria die je gaat vastleggen, is ook de relatie met de leverancier belangrijk bij circulair aankopen. Jullie gaan samen op zoek naar de beste circulaire oplossing voor de functionele behoefte van jouw organisatie. Deel daarom het circulaire ambitieniveau van jouw organisatie (en de definities die jullie hanteren) en ga op zoek naar leveranciers die mee willen werken aan de gekozen circulaire doelstellingen. Probeer ook inzicht te krijgen in de toeleveringsketen: welke hudige (of bijkomende) actoren kunnen een impact hebben op de circulariteit? Welke samenwerkingen kunnen worden geïnitieerd?

Mogelijkheden om een pre-competitieve marktdialoog te organiseren:

  • Request for Informatie (RFI), een open schriftelijke marktbevraging
  • Plenaire marktdialoog waarbij verschillende leveranciers aanwezig zijn

Het circulair aankoopproces kan - in eerste instantie - meer tijd vragen, door het belang van dialoog met de markt. Door je functionele behoefte en circulaire ambities voor te leggen aan de markt, kom je te weten welke circulaire producten en diensten/businessmodellen al beschikbaar zijn. Maar het kan ook een aanzet zijn om samen met leveranciers in co-creatie op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en zo innovatie te stimuleren.

4. Specificeren en gunnen

Hoe kunnen we onze circulaire wensen en noden vertalen in het bestek?

Na een uitgebreide marktdialoog de scope van je project bepaald worden:

  • Kies je voor een product of dienst? 
  • Wordt Total Cost of Ownership meegenomen?
  • Worden herstel en onderhoud ook mee opgenomen?
  • Wat is de restwaarde bij einde gebruik? Welke afspraken zijn er mogelijk?
  • Welke contracttermijn is zinvol? 
    Hou hiervoor rekening met de functionele levensduur van je product.
    Bevraag eventueel de markt over de realistische terugverdientijd van investeringen.
    Dit kan je helpen bij het motiveren van een langere contractduur dan de standaard termijnen. Hierbij is het nuttig om verbrekingsvoorwaarden of prestatie-bonussen op te nemen. Je kunt ook kiezen voor kortere contracten met verlengopties. 
  • Is innovatie of een ontwikkeltraject wenselijk of noodzakelijk?

Stem de keuze van je plaatsingsproducedure af op de doelen die je wil bereiken met je circulaire aankoopproject.  Denk bijvoorbeeld aan onderhandelingsmogelijkheden of innovatietrajecten. 

Selectiecriteria worden ingebouwd om de bekwaamheid van de opdrachtnemer te verzekeren. Voor circulaire aanbieders, vaak KMO's en Start-ups, is het echter niet evident om veel ervaring en referenties voor te leggen. Om hen niet uit te sluiten kan je bijvoorbeeld alternatieve selectiecriteria gebruiken:

    • De beschrijving van de technische uitrusting van de ondernemer van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden van zijn onderneming ten aanzien van studie en onderzoek
    • De vermelding van de systemen vor het beheer van de toeleveringsketen en de traceersystemen die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht
    • Een vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ndernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht

Vervolgens ga je formuleren wat je wenst aan te kopen en aan welke vereisten dit moet voldoen. De technische specificaties beschrijf je best zo functioneel mogelijk, eerder dan technisch. Dit biedt meer ruimte aan de markt om met circulaire oplossingen te komen en de meest recente innovaties aan te bieden. Maak daarbij een duidelijk onderscheid tussen criteria en eisen. Gebruik de circulaire ambities die je specifiek voor de productgroep noteerde als beginpunt.

Voor de gunnigscriteria is het af te raden om louter op prijs te beoordelen. De wet op overheidsopdrachten laat  toe om Life Cycle Cost mee te nemen onder 'kosten', dit kan dan weer wel een positieve impact hebben op de circulariteit.  In de gunningscriteria kan ook een groeitraject worden opgenomen. Hierbij kunnen zowel de opdrachtgever als - nemer vragen om iets in de looptijd van het contract te realiseren. Bijvoorbeeld als het nog niet mogelijk is bij aanvang van de overeenkomst.
Voor de beoordeling kies je voor:

  • kwantitatief: objectieve en meetbare criteria. Bijvoorbeeld het % gerecycleerde content
  • Kwalitatief: een woordelijke, goed gemotiveerde, beoordeling van een voorstel van de indiener. Bijvoorbeeld een plan van aanpak
  • Een combinatie van beide: wat éénduidig te meten en controleren is beoordeel je kwantitatief, de andere criteria beoordeel je kwalitatief.

Zorg er voor dat je toch enige sturing meegeeft en/of factoren waar rekening mee moet gehouden worden. Zo kan je de verschillende voorstellen beter vergelijken en beoordelen.

Uitvoeringsvoorden kan je éénzijdig opleggen. Hierin kan je bijvoorbeeld terugname bij ende gebruik, bepalingen voor einde levensduur of verpakking bij levering opnemen. Let daarbij op dat je enkel haalbare zaken vraagt. Ook hier kan een groeitraject worden opgenomen.

Inspiratie en concrete voorbeelden:

Gezien de ontwikkeltijd van tools, websites en rapporten over circulaire criteria, zal je de meest recente informatie en trends altijd uit je dialoog met de markt halen. 

Het is ook zinvol om je circulaire ambities mee te geven in het bestek. Zo wordt meteen duidelijk waar jouw organisatie naar streeft op vlak van circulariteit.

Het webinar over de circulaire mogelijkheden binnen de nieuwe wet op overheidsopdrachten biedt duidelijkheid voor overheden en instellingen die gebonden zijn aan deze wet. Ook voor private bedrijven en organisaties is het webinar inspirerend.

 

5. Gebruik en uitvoering

Circulariteit zit hem in het gebruik

We kunnen circulair gelabelde producten aankopen, die vervolgens voor einde levensduur in de verbrandingsoven belanden. Dit is bezwaarlijk circulair te noemen. We maken een onderscheid tussen de reeds gerealiseerde circulariteit (ontwerp en productie) en het circulaire potentieel (gebruik en hergebruik) van een product. Daarom is het cruciaal om ook na de ondertekening van het contract de circulariteit te blijven opvolgen.

Samenwerking tussen aankopers en contractmanagers is noodzakelijk om werkelijk circulaire impact te realiseren. De afspraken over performantie, herstel, onderhoud en levensduur moeten worden opgevolgd en geëvalueerd. Maar ook correct gebruik door de interne medewerkers is van belang. Je kunt gebruikersopleidingen mee opnemen in het contract.
Dit is vaak een leerproces waarbij er openheid moet zijn om samen te groeien. Zowel intern als met de leveranciers.

 

6. Einde gebruik

Hoe kunnen we maximaal waardebehoud garanderen bij einde gebruik?

De fase 'einde gebruik' is cruciaal voor het realiseren van het circulaire potentieel van een product, ook als dit product deel uit maakt van een geleverde dienst. Idealiter werden hiervoor al afspraken vastgelegd in het contract. Deze moeten dan uiteraard nu opgevolgd en gefaciliteerd worden en dat is niet altijd standaard voorzien in een aankoopproces.

Het loont ook de moeite om de gehanteerde gebruikstermijnen kritisch te bekijken. Kan het product werkelijk niet meer gebruik worden of worden deze bepaald door afschrijftermijnen of gewoonten? Welke parameters bepalen of de kwaliteit niet meer voldoet voor gebruik?

Einde gebruik hoeft niet hetzelfde te zijn als einde levensduur. Bijkijk eerst de mogelijkheden voor valorisatie van de producten op zich: kunnen herstel, intern of extern hergerbuik of refurbishment de levensduur verlengen? Als dit niet meer mogelijk is, probeer dan de waarde van de onderdelen en materialen zo veel mogelijk te bewaren. Dit kan in samenwerking met de leverancier of een gespecialiseerde verwerker. Transparantie over de verdere keten is daarbij noodzakelijk om de circulariteit te garanderen.

Waneer de restwaarde van producten of materialen voldoende hoog is, kan ze ook financiëel gevaloriseerd worden. Bijvoorbeeld door koop-terugkoop of koop-verkoop modellen. Ook dit kan worden opgenomen in het contract en worden meegenomen in de business case voor circulair aankopen.

7. Evalueren

Hoe kunnen we onze ervaringen meenemen naar het volgende circulaire aankoopproject?

Het circulair aankoopproces is er één van voortdurend leren en verbeteren, waarbij veel meer actoren betrokken zijn dan bij een klassiek proces.
Het is belangrijk om - samen met deze actoren - het circulaire aankoopproject te evaluareren en de lessen mee te nemen in volgende projecten. Zo kan circulariteit uiteindelijk verankerd worden in de aankoopstrategie van je organisatie

 

Download het overzicht van de 7 stappen voor een circulair aankoopproces.

De 7 stappen downloaden >

 

Relevante publicaties om je circulaire aankoopproces vorm te geven

 

Best Practice Report published by ICLEI

 

The EU GPP criteria are developed to facilitate the inclusion of green requirements in public tender documents. While the adopted EU GPP criteria aim to reach a good balance between environmental per…

 

Een praktische hulp bij milieuvriendelijke aankopen onder sociaal verantwoorde condities.

 

Met behulp van deze tool kunt u voor diverse MVI-productgroepen op drie ambitieniveaus concrete MVI-criteria kiezen. De tool is een hulpmiddel en werkt het best als ambities van te voren zijn bepaald…

 

Best Practice Report on Market Engagement published by ICLEI

 

NL The GPP Training Toolkit is designed for use by public purchasers and by GPP trainers, or integration in general public procurement training courses and workshops. This module is deals with how to…

 

The GPP Training Toolkit is designed for use by public purchasers and by GPP trainers, or integration in general public procurement training courses and workshops. This module is about why market eng…

 

Bepaal je circulaire ambities door je doelstellingen en de strategieën om ze te bereiken in kaart te brengen.

 

Good practice and guidance document on Green Public Procurement.