De 7 stappen van het circulaire aankoopproces

2. Circulaire ambities

Wat zijn jouw circulaire ambities? 

Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen wat de circulaire ambities zijn van je organisatie of welke circulaire impact je kunt bereiken met een concreet aankoopproject. Om je hierbij te helpen werd de circulaire ambitiekaart ontwikkeld. Deze kaart zet alle circulaire doelstellingen op een rijtje, met de mogelijke aankoopstrategieën om ze te bereiken. 
We adviseren om op meer dan één doelstelling in te zetten en ook verschillende strategieën per doelstelling te hanteren. Zo heb je meer kans op succes. 

Het is ook een handig instrument om het gesprek aan te gaan binnen jouw organisatie.

• Waarom willen we inzetten op circulair aankopen?
• Hoe sluit dit aan bij onze andere duurzaamheidsambities?
• Wat betekent dit voor onze organisatie? 
• Waar ligt onze ambitie?
• Welke doelstellingen zijn haalbaar op korte en lange termijn?
• Welke strategieën gaan we hiervoor gebruiken?
• Wie moeten we betrekken?

Bij een circulair aankoopproject kunnen heel wat interne afdelingen een rol spelen: het management, je interne klant, het aankoopteam, de CSR-manager, financieel experten, juridische dienst, logistiek verantwoordelijke en de communicatieverantwoordelijke behoren tot de mogelijkheden. Bedenk daarom tijdig welke je interne actoren je best betrekt voor jouw specifieke project en productgroep.

Ontdek de ambitiekaart >

4. Specificeren en gunnen

Hoe kunnen we onze circulaire wensen en noden vertalen in het bestek?

Na een uitgebreide marktdialoog bepaal je de scope van je project:

• Kies je voor een product of dienst? 
• Wordt Total Cost of Ownership meegenomen?
• Worden herstel en onderhoud ook mee opgenomen?
• Wat is de restwaarde bij einde gebruik? Welke afspraken zijn er mogelijk?
• Welke contracttermijn is zinvol? 
  Hou hiervoor rekening met de functionele levensduur van je product.
  Bevraag eventueel de markt over de realistische terugverdientijd van investeringen.
  Dit kan je helpen bij het motiveren van een langere contractduur dan de standaard termijnen. Hierbij is het nuttig om verbrekingsvoorwaarden of prestatie-bonussen op te nemen. Je kunt ook kiezen voor kortere contracten met verlengopties. 
• Is innovatie of een ontwikkeltraject wenselijk of noodzakelijk?

Stem de keuze van je plaatsingsproducedure af op de doelen die je wil bereiken met je circulaire aankoopproject.  Denk bijvoorbeeld aan onderhandelingsmogelijkheden of innovatietrajecten. 

Selectiecriteria worden ingebouwd om de bekwaamheid van de opdrachtnemer te verzekeren. Voor circulaire aanbieders, vaak KMO's en Start-ups, is het echter niet evident om veel ervaring en referenties voor te leggen. Om hen niet uit te sluiten kan je bijvoorbeeld alternatieve selectiecriteria gebruiken:

• • De beschrijving van de technische uitrusting van de ondernemer van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden van zijn onderneming ten aanzien van studie en onderzoek
  • De vermelding van de systemen vor het beheer van de toeleveringsketen en de traceersystemen die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht
  • Een vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht

Vervolgens ga je formuleren wat je wenst aan te kopen en aan welke vereisten dit moet voldoen. De technische specificaties beschrijf je best zo functioneel mogelijk, eerder dan technisch. Dit biedt meer ruimte aan de markt om met circulaire oplossingen te komen en de meest recente innovaties aan te bieden. Maak daarbij een duidelijk onderscheid tussen criteria en eisen. Gebruik de circulaire ambities die je specifiek voor de productgroep noteerde als beginpunt. Aan technische specificaties moet voldaan worden, tenzij je varianten toelaat.

Voor de gunnigscriteria is het af te raden om louter op prijs te beoordelen. De wet op overheidsopdrachten laat  toe om Life Cycle Cost mee te nemen onder 'kosten', dit kan dan weer wel een positieve impact hebben op de circulariteit.  In de gunningscriteria kan ook een groeitraject worden opgenomen. Hierbij kunnen zowel de opdrachtgever als - nemer vragen om iets in de looptijd van het contract te realiseren. Bijvoorbeeld als het nog niet mogelijk is bij aanvang van de overeenkomst.
Voor de beoordeling kies je voor:

• kwantitatief: objectieve en meetbare criteria. Bijvoorbeeld het % gerecycleerde content
• Kwalitatief: een woordelijke, goed gemotiveerde, beoordeling van een voorstel van de indiener. Bijvoorbeeld een plan van aanpak
• Een combinatie van beide: wat éénduidig te meten en controleren is beoordeel je kwantitatief, de andere criteria beoordeel je kwalitatief.

Zorg er voor dat je toch enige sturing meegeeft en/of factoren waar rekening mee moet gehouden worden. Zo kan je de verschillende voorstellen beter vergelijken en beoordelen.
Uiteraard is de weging van de criteria hier ook van belang. De prijs-kwaliteits ratio hangt af van de product- of servicecategorie maar bepaalt meteen ook de impact die je kan verwezelijken.

Uitvoeringsvoorwaarden kan je éénzijdig opleggen. Hierin kan je bijvoorbeeld terugname bij ende gebruik, bepalingen voor einde levensduur of verpakking bij levering opnemen. Let daarbij op dat je enkel haalbare zaken vraagt. Ook hier kan een groeitraject worden opgenomen.

Inspiratie en concrete voorbeelden:

• www.mvoocriteria.be
• www.mvicriteria.nl
• www.gidsvoorduurzameaankopen.be
• https://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_criteria_en.htm
• aankoopcases 
• aanbieders

Gezien de ontwikkeltijd van tools, websites en rapporten over circulaire criteria, zal je de meest recente informatie en trends altijd uit je dialoog met de markt halen. 

Het is ook zinvol om je circulaire ambities mee te geven in het bestek. Zo wordt meteen duidelijk waar jouw organisatie naar streeft op vlak van circulariteit.

Het webinar over de circulaire mogelijkheden binnen de nieuwe wet op overheidsopdrachten biedt duidelijkheid voor overheden en instellingen die gebonden zijn aan deze wet. Ook voor private bedrijven en organisaties is het webinar inspirerend.

Overheiden moeten, zoals steeds, zorgen dat hun bestekken de wetgeving respecteren. Hou dus zeker rekening met volgende principes, ook als je circulair aankoopt:

• Transparantie: alle bieders moeten tegelijkertijd op dezelfde manier worden geïnformeerd; circulariteitseisen moeten zo duidelijk mogelijk worden gespecificeerd om een objectieve vergelijking van aanbiedingen mogelijk te maken
• Non-discriminatie: circulariteitscriteria kunnen niet worden ingevoerd om  voordeel te geven aan lokale of nationale leveranciers.
• Koppel alle vereisten aan het onderwerp van de opdracht: aanbestedende overheden kunnen bijvoorbeeld niet van een autoleverancier eisen dat hij in zijn administratie gerecycled papier gebruikt of om biologisch voedsel te serveren in zijn kantine.
• Gelijkwaardige normen: aanbestedende overheden dienen en altijd expliciet te erkennen dat ze  producten accepteren die voldoen aan gelijkwaardige specificaties (zoals verklaard onder gelijkwaardige certificeringen of systemen).

Bron: https://www.preston.gov.uk/makingspendmattertoolkit

6. Einde gebruik

Hoe kunnen we maximaal waardebehoud garanderen bij einde gebruik?

De fase 'einde gebruik' is cruciaal voor het realiseren van het circulaire potentieel van een product, ook als dit product deel uit maakt van een geleverde dienst. Idealiter werden hiervoor al afspraken vastgelegd in het contract. Deze moeten dan uiteraard nu opgevolgd en gefaciliteerd worden en dat is niet altijd standaard voorzien in een aankoopproces.

Het loont ook de moeite om de gehanteerde gebruikstermijnen kritisch te bekijken. Kan het product werkelijk niet meer gebruik worden of worden deze bepaald door afschrijftermijnen of gewoonten? Welke parameters bepalen of de kwaliteit niet meer voldoet voor gebruik?

Einde gebruik hoeft niet hetzelfde te zijn als einde levensduur. Bijkijk eerst de mogelijkheden voor valorisatie van de producten op zich: kunnen herstel, intern of extern hergerbuik of refurbishment de levensduur verlengen? Als dit niet meer mogelijk is, probeer dan de waarde van de onderdelen en materialen zo veel mogelijk te bewaren. Dit kan in samenwerking met de leverancier of een gespecialiseerde verwerker. Transparantie over de verdere keten is daarbij noodzakelijk om de circulariteit te garanderen.

Waneer de restwaarde van producten of materialen voldoende hoog is, kan ze ook financiëel gevaloriseerd worden. Bijvoorbeeld door koop-terugkoop of koop-verkoop modellen. Ook dit kan worden opgenomen in het contract en worden meegenomen in de business case voor circulair aankopen.