Het is van cruciaal belang om al bij het aankoopproces voor kantoorruimten rekening te houden met veranderende behoeften. Dit kun je doen door vooruit te denken en te kiezen voor modulaire, flexibele en upgradebare oplossingen, zowel bij de oorspronkelijke aanschaf als bij eventuele herinrichting of verhuizing. Bovendien zijn de operationele kosten voor kantoormeubilair laag, en gaat de levensduur vaak verder dan de standaard contracttermijnen. Het is van essentieel belang om rekening te houden met de totale levensduurkosten, waarbij de gebruiksduur een grote rol speelt. Het is daarom verstandig om vroegtijdige vervanging te vermijden.
In lijn hiermee sluiten de EU GPP Criteria naadloos aan: "De dominante fractie (80-90%) van de milieueffecten is gerelateerd aan meubelmaterialen/componenten. Hoewel de energie-inhoud in metalen en kunststoffen hoger is dan in hout, zijn duurzaamheid en recycleerbaarheid eveneens belangrijke overwegingen. Het specificeren van gerecyclede materialen kan helpen om de impact van materialen te verminderen."
Info over circulair aankopen voor specifieke producten