Het is van cruciaal belang om al bij het aankoopproces voor kantoorruimten rekening te houden met veranderende behoeften. Dit kun je doen door vooruit te denken en te kiezen voor modulaire, flexibele en upgradebare oplossingen, zowel bij de oorspronkelijke aanschaf als bij eventuele herinrichting of verhuizing. Bovendien zijn de operationele kosten voor kantoormeubilair laag, en gaat de levensduur vaak verder dan de standaard contracttermijnen. Het is van essentieel belang om rekening te houden met de totale levensduurkosten, waarbij de gebruiksduur een grote rol speelt. Het is daarom verstandig om vroegtijdige vervanging te vermijden.
In lijn hiermee sluiten de EU GPP Criteria naadloos aan: "De dominante fractie (80-90%) van de milieueffecten is gerelateerd aan meubelmaterialen/componenten. Hoewel de energie-inhoud in metalen en kunststoffen hoger is dan in hout, zijn duurzaamheid en recycleerbaarheid eveneens belangrijke overwegingen. Het specificeren van gerecyclede materialen kan helpen om de impact van materialen te verminderen."
Circulaire strategieën kantoorinrichting
.png)
- Intern Delen: Werkplekken dienen efficiënt en flexibel te worden ontworpen met oog voor de daadwerkelijke behoeften van gebruikers en de bezettingsgraad op de vloer. Overweeg om dit proces uit te besteden aan circulaire marktspelers met ervaring in het gebruik en de maximalisatie van bestaand meubilair, eventueel aangevuld met refurbished meubilair. Het delen van werkplekken tussen collega's, waarbij niet iedereen een eigen werkplek nodig heeft, kan de efficiëntie verhogen. Flexibiliteit betekent hierbij dat werkplekken aanpasbaar moeten zijn aan de behoeften van het moment. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat vergadertafels gemakkelijk verplaatsbaar of inklapbaar zijn om ruimtes multifunctioneel te benutten. Dit sluit aan bij het (gemakkelijker) intern delen van meubilair.
- Peer-to-peer Delen: Dit houdt in dat faciliteiten en middelen gedeeld worden tussen meerdere gebruikers of eigenaren, vaak in een sequentiële volgorde. Denk aan gebouwen met meerdere bedrijven, waarbij een bedrijf zijn vergaderlocaties beschikbaar stelt voor andere bedrijven in hetzelfde gebouw. Op grootschalige projectlocaties wordt dit vaak georganiseerd door de sitebeheerder, maar op kleinere bedrijfssites kan dit ook informeel tussen organisaties geregeld worden. Een ander veelvoorkomend voorbeeld van peer-to-peer delen is wanneer organisaties hun faciliteiten buiten hun eigen werkuren ter beschikking stellen aan andere verenigingen.
- Huren: Overweeg as-a-service (AAS) modellen voor bepaalde items zoals verlichting en tapijttegels. Het is belangrijk om te onderzoeken of de Total Cost of Ownership (TCO) gunstiger is dan wanneer deze items worden aangeschaft. Bij het gebruik van AAS-diensten, is het raadzaam om garanties met betrekking tot circulariteit op te vragen. Meer informatie over leasing.
- Hergebruik en Refurbishing: Maak de keuze voor tweedehands of refurbished producten, of laat je eigen meubelstukken opknappen. Zorg ervoor dat je een nauwkeurige inventaris bijhoudt van je eigen voorraad, zodat je kunt bepalen welke meubelstukken hergebruikt of opgeknapt kunnen worden bij herinrichting. Dit kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Als je een ontwerpproces hebt voor herinrichting, voeg dan de inventaris toe aan het bestek en benadruk het belang van het maximaliseren van het gebruik van bestaand meubilair in het ontwerp.
- Zorg ervoor dat garantievoorwaarden in verhouding staan tot de waarde van het meubelstuk. Hoewel refurbished meubilair in aanschaf niet altijd goedkoper is dan nieuw meubilair, scoort het beter op de Total Cost of Ownership (TCO) omdat er veel materialen worden hergebruikt.
.png)
- Inzicht in het aandeel gerecyclede, biobased en virgin materialen: Vooral bij kantoormeubilair zijn de materialen verantwoordelijk voor de milieu-impact. Door te kiezen voor gerecyclede materialen, biobased grondstoffen en slijtvaste materialen kun je deze impact verminderen. Het is belangrijk om je leverancier of producent te vragen om transparantie te geven over het aandeel gerecyclede, biobased en virgin materialen in hun producten.
- Ontwerpen voor een lange levensduur: Houd er rekening mee dat het gebruik van slijtvaste materialen alleen leidt tot een vermindering van de impact als het product ook daadwerkelijk langer wordt gebruikt. Het is mogelijk dat slijtvaste materialen al dan niet onder de categorie van niet-hernieuwbare virgin input vallen, afhankelijk van de specifieke situatie.
- Verhogen van het aandeel gerecycled en biobased materiaal: Om te bepalen welk percentage gerecycled materiaal realistisch is, kun je een marktdialoog voeren of een Request for Information (RFI) uitvoeren om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van dergelijke materialen op de markt. Op basis hiervan kun je in je bestek passende maar ambitieuze keuzes maken.
.png)
- Garanties optimaliseren: Het is belangrijk om de contractduur en de gewenste garanties in lijn te brengen met de beoogde gebruiksduur van het product. Zorg ervoor dat de contractbepalingen passen bij je duurzaamheidsdoelen.
- Contractuele afspraken voor onderhoud en herstel: Het onderhouden en herstellen van kantoormeubilair kan de levensduur aanzienlijk verlengen. Neem daarom onderhoud en reparatie op in je contract of sluit een apart contract af hiervoor. Definieer de frequentie van onderhoud of kies voor prestatiegericht onderhoud. Zorg voor duidelijke afspraken over wachttijden voor reparaties en de locatie waar ze worden uitgevoerd.
- Repareerbaarheid en onderhoudbaarheid: Identificeer de onderdelen die gevoelig zijn voor slijtage door samen te werken met je interne onderhoudsteam of tijdens marktverkenning. Vraag je leveranciers om prijslijsten en beschikbaarheid van reserveonderdelen gedurende een redelijke periode in verhouding tot de verwachte levensduur van het product. Als je een intern onderhoudsteam hebt, zorg dan voor de nodige instructies en opleiding voor onderhoud en reparatie.
- Upgradebare producten: Overweeg producten die aanpasbaar zijn aan toekomstige innovaties, vooral als ze een lange levensduur hebben. Bijvoorbeeld, producten die kunnen worden omgezet van een vaste werkplek naar een zit-sta-oplossing.
- Ontwerpen voor een lange levensduur: Kies materialen en producten van hoge kwaliteit die voldoen aan Europese kwaliteitsnormen voor duurzaamheid, zoals krasvastheid, treksterkte, lichtechtheid, wrijvingsbestendigheid en drukvervorming.
- Modulair/veranderingsgericht ontwerp: Opteer voor meubilair dat kan worden aangepast aan veranderende behoeften in de toekomst. Denk aan verplaatsbare armaturen en scheidingswanden die niet invasief aanpasbaar zijn en aanpasbaar zijn aan verschillende opstellingen.
- Contractuele stimulansen voor verlenging van de gebruiksduur: Overweeg om in het contract op te nemen dat de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor (ondersteuning bij) veranderingen in de inrichting, waardoor de levensduur wordt verlengd.
- Advies over gebruiksoptimalisatie door de leverancier: Zorg ervoor dat de leverancier gebruikers voorziet van advies, instructies of opleiding om het juiste gebruik te waarborgen en de levensduur te verlengen.
.png)
- Design for disassembly: Selecteer producten die gemakkelijk gedemonteerd kunnen worden, vermijd bijvoorbeeld gelijmde of geniete constructies. Dit maakt het eenvoudiger om onderdelen te herstellen of te vervangen. Zorg er ook voor dat je demontage-instructies van de leverancier krijgt.
- Modulair ontwerp: Geef de voorkeur aan modulaire producten die gemakkelijk kunnen worden aangepast aan veranderende behoeften. Dit vergroot de kans op hergebruik. Bijvoorbeeld, meubels met verwisselbare modules die eenvoudig kunnen worden toegevoegd of vervangen.
- Gestandaardiseerd ontwerp: Maak gebruik van gestandaardiseerde afmetingen om producten gemakkelijker intern of extern te hergebruiken. Bijvoorbeeld, zorg ervoor dat plaatmateriaal uniform blijft zonder complexe uitgesneden vormen die hergebruik bemoeilijken.
- Contractuele afspraken voor terugname en hergebruik: Neem in je contract specifieke afspraken op voor de terugname of terugkoop van producten door de leverancier, met garanties voor hergebruik. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat de leverancier producten terugneemt aan het einde van hun levensduur en deze hergebruikt of recycleert.
- Stimuleer circulaire verdienmodellen: Overweeg samenwerking met bedrijven of organisaties die hergebruik van producten en componenten als kernactiviteit hebben. Zorg ervoor dat deze bedrijven erkende ophalers zijn of samenwerken met erkende partijen. Als dit niet mogelijk is, overweeg dan het hergebruik van individuele onderdelen van producten als alternatief.
.png)
- Design for recycling: Selecteer producten waarvan de onderdelen hoofdzakelijk bestaan uit mono-materialen die gemakkelijk van elkaar kunnen worden gescheiden. Het is belangrijk op te merken dat mono-materialen zelfs in complexere structuren kunnen voorkomen, bijvoorbeeld een tafelblad met een HPL-afwerklaag wordt nog steeds beschouwd als een mono-materiaal, evenals een blad uit composietmateriaal dat er als één geheel uitziet.
- Transparency in materialen: Vraag om een materialenpaspoort of duidelijke markeringen op de productonderdelen, zodat de verschillende materialen correct kunnen worden gerecycleerd.
- Contractuele regelingen voor terugname en recyclage: Neem in je inkoopcontract specifieke bepalingen op voor de terugname (of terugkoop) van producten. Vraag garanties voor hoogwaardige recyclage (= optimale benutting van grondstoffen in de hele keten en externe effecten op het milieu worden zoveel mogelijk beperkt. Hiermee wordt een hoger maatschappelijk rendement bereikt, zowel vanuit sociaal als economisch oogpunt) als hergebruik niet mogelijk is.
- Stimuleer circulaire verdienmodellen: Overweeg het sluiten van een contract met een erkende afvalinzamelaar die niet meer herbruikbare producten afvoert naar gescheiden materiaalstromen voor hoogwaardige recyclage. Zorg ervoor dat je de benodigde garanties verkrijgt.
- Vermindering van toxiciteit: Het gebruik van toxische stoffen in kantoormeubilair kan een negatieve invloed hebben op het binnenklimaat en de gezondheid van medewerkers. Dit kan ook recyclage bemoeilijken wanneer regelgeving rond deze stoffen wordt aangescherpt. Besteed daarom bijzondere aandacht aan dit aspect in je aankoopbeleid. Dit is met name belangrijk voor producten zoals lijmen en afwerkingsmaterialen, vullingen en bekledingsmaterialen van meubels, verchroomde of gegalvaniseerde metalen, en hout dat verduurzaamd, gecoat of verlijmd is. In de MVI-criteriatool en de EU GPP-criteria kun je richtlijnen en labels vinden om op te nemen in je aankoopcontract.
Duurzaamheidslabels en -criteria
- De EU GPP criteria voor meubilair
- De MVI-/MVOO-criteria voor meubilair
- De fiche over meubilair uit de Gids voor Duurzame Aankopen
- Er zijn diverse opties voor interieurtextiel met het EU Ecolabel.
- EU Ecolabel: diverse milieueffecten gedurende de levenscyclus van het product beoordeelt.
- Oeko-tex 100-label: richt zich voornamelijk op de gezondheid van mensen in de productieketen en de eindgebruikers.
- Voor complete meubelstukken zijn er verschillende ecolabels beschikbaar. In de afgelopen jaren hebben we meubels gezien met labels zoals Blaue Engel, Nordic Swan, NF Environnement en C2C. Bovendien zijn er meubelstukken met labels die specifiek gericht zijn op de emissies naar het binnenmilieu.
Circulaire aankoopprojecten
Kantoorinrichting
Het Noorse Agentschap voor publiek en financieel beheer (DFO) is in oktober 2021 verhuisd naar nieuwe kantoorgebouwen. De organisatie streefde ernaar om zoveel mogelijk van haar meubilair te hergebru…
Het Facilitair Bedrijf (HFB) is het centrale aankooporgaan voor de Vlaamse overheidsadministratie. Omdat circulaire overheidsopdrachten worden behandeld in het coalitieakkoord van de Vlaamse regering…
Scotland Excel beheert een portfolio van £2 miljard aan meer dan 70 samenwerkingscontracten namens de Schotse overheid. Raamwerken zijn een tweestaps-aanbestedingsbenadering waarbij in eerste instant…
Verlichting
Het Vlaams Energiebedrijf (VEB) wil de klimaatdoelstellingen voor de publieke sector overtreffen door efficiënt energiebeheer. Specifiek gaat deze opdracht over het aanbieden van Licht als een diens…
De bibliotheek van Kortrijk wordt als eerste gebouw in België voorzien van Circular lighting. In dit businessmodel is de leverancier (Philips Lighting) partner van de klant voor het leveren van lich…
Stad Mechelen was de eerste klant voor het lighting-as-a-service (LAAS) aanbod van ETAP. In een LAAS model worden geen lampen verkocht, maar licht. ETAP verzekert de stad Mechelen gedurende het c…
Circulaire aankoopprojecten kantoorinrichting in beeld
Circulaire aankoopprojecten verlichting in beeld
Publicaties over circulaire kantoorinrichting
Volgens het Europees Milieuagentschap wordt er jaarlijks 10 miljoen ton aan meubilair weggegooid door bedrijven en consumenten in de Europese Unie, waarvan het merendeel terechtkomt op de vuilnisbelt…
Per productgroep geeft de Vlaamse overheid in één of meerdere fiches aan welke duurzaamheidscriteria je kan opnemen en hoe je daarbij te werk gaat.
Per productgroep geeft de Vlaamse overheid in één of meerdere fiches aan welke duurzaamheidscriteria je kan opnemen en hoe je daarbij te werk gaat.
Begin 2019 verhuisde VVSG, samen met OVSG en GSD V naar Huis Madou in Brussel. Voor de rennovatie van de kantooromgeving werden resoluut circulaire keuzes gemaakt. Voor de vloerbekleding werd gekozen…
This is an English translation of short case descriptions that are part of a larger report on Circular Procurement and Strategies among Norwegian Municipalities, developed by Inventura AS on behalf o…
In het kader van Interreg NSR ProCirc werd een webinar gehouden over circulair kantoormeubilair. Zowel aanbiders als aankopers komen aan het woord.
Begin 2019verhuisden VVSG, OVSG en GSD-V naar Huis Madou, het nieuwe ‘hart van steden en gemeenten’ in Brussel. Dit gebouw functioneert als open ontmoetingsplek, een plek om samen te werken, om desku…
The European furniture industry welcomes the new Circular Economy Action Plan of the European Commission, strongly supports the transition to a circular economy and is ready to be involved in making …
This document analyses the current status of the circular economy within the furniture sector in Europe and Spain (some other EU countries will follow), it mainly focuses on the level of deployment o…
Het 3 C platform maakte, met steun van de Open Call van Vlaanderen Circulair, een overzicht van de bestaande labels en certificaten voor duurzaam en circulair kantoormeubilair.
Het document Geleerde lessen inkooptraject circulaire kantoorinrichting Rijkswaterstaat gaat in op de aanpak van de Rijksbrede aanbesteding voor circulaire kantoorinrichting. Deze aanbesteding is alw…
De Green Public ProCurement criteria van de Europese Commissie werden ontwikkeld om het opnemen van groene (en circulaire) vereisten in bestekken van openbare besturen te vergemakkelijken. Ze beogen …
Rijkswaterstaat Nederland werkt actief aan de transitie naar een circulaire economie. Samen met REBus, PIANOo, de ministeries BZK en I&M en TurnToo is een eerste stap gezet door middel van een onderz…
BBL, Plan C, The shift, VVSG en OVAM wil met de Circulaire Aankopers lokale besturen op weg zetten richting circulaire economie. Deze werksessie focuste op circulaire kantoorinrichting.
Op de GDCA actiedag van 25 september van 2018 toonde Hangar K ons hoe zij hun ruimte circulair hebben ingericht.
Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid zet voor haar gebouwenportefeuille in op refurbished kantoormeubilair.
Publicaties over circulair aankopen van verlichting
The European Commission has developped a series of sector specific LCC calculation tools which aim to facilitate the use of LCC amongst public procurers. This is the user guide for the LCC for GPP fo…
The European Commission has developped a series of sector specific LCC calculation tools which aim to facilitate the use of LCC amongst public procurers. This is the LCC tool for GPP for Indoor Light…
Aanbieders
Circulaire kantoorinrichting
Aanbod in het kort Vitra Circle biedt meubilair en accessoires van showrooms, beurzen en tentoonstelllingen aan tegen zeer aantrekkelijke prijzen. Waarom is het product of de dienst ci…
Aanbod in het kort 2Eco is al 15 jaar actief in aankoop en verkoop van gebruikt kantoormateriaal. Na revisie wordt het materiaal terug ingezet bij klanten. 2 Eco richt zich voornamelijk op…
Aanbod in het kort Duurzaam Kantoor biedt o.a. een officescan en een officeswitch aan. Hiermee brengen wij doordachte oplossingen naar de werkvloer, maken de impact helder en halen iedereen …
Verlichting
Overzicht productgroepen
Info over circulair aankopen voor specifieke producten
Bouw
Voeding
ICT
Infrastructuur
Kantoorinrichting
Papier & kantoormateriaal
Zorg
Verpakking
Textiel
Schoonmaak- middelen
.png)
Voertuigen
Laadpunten
